Assign modules on offcanvas module position to make them visible in the sidebar.

Testimonials

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.
Sandro Rosell
FC Barcelona President

DOĞANŞEHİR BELEDİYESİ YAPTIĞI PROJE İLE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) VE ENTEGRE KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) İLE YAZIŞMALARI GÜVENCE ALTINA ALDI.

 

Doğanşehir Belediyesi Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü tarafından hazırlanan ‘ETKİLİ, VERİMLİ VE GÜVENLİ İLETİŞİM” isimli Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve ona entegre edilen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yazılımı ile ilgili Kalkınma Bakanlığı, Fırat Kalkınma Ajansı tarafından kabul edilerek uygulamaya konuldu. Yapılan alım sonrası Doğanşehir Belediyesinde kurulumu yapılan yazılımın yönetici ve personel eğitimleri verilmeye başlandı.    

 

Doğanşehir Belediye Başkanı Sayın Vahap KÜÇÜK, Kalkınma Bakanlığı Fırat Kalkınma Ajansı finansörlüğünde Doğanşehir Belediyesine kurulan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve ona entegre edilen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yazılım ile ilgili yaptığı konuşmada şunları söyledi: 

 

“Teknolojideki hızlı gelişmeler, birçok iş sürecinde olduğu gibi belge yönetim sürecinde de teknolojinin daha fazla kullanılır olmasına sebep olmakta ve önemli imkânlar sağlamaktadır. Belediyemizde bürokratik işlemleri azaltılmak, zaman, iş gücü ve kırtasiye giderlerinde tasarruf ile uygulamada birliği sağlanmak ve resmî yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde fiziksel ortamı kaldırmak amacıyla elektronik ortamlarda gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetini kullanarak kayıt altına alınacak, üretilecek, başka birimlere ya da kurumlara sevk edilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgeleri kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslarını belirlemek için imkan ve fırsatlar oluşturmak gerekmektedir. Bu imkanlardan faydalanmak için Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin kullanılması önemli kolaylık sağlayacaktır.  Böylece belge yönetim süreçlerinin elektronik ortama tam anlamıyla taşınabilmesi; teknolojideki bu gelişmeler ile birlikte uluslararası standartlara uygun milli standartların belirlenmesini, çalışanların yıllardır alışageldikleri iş yapış şekillerinden vazgeçmelerini gerektirmektedir. Yapısal olmayan verinin çoklu kullanıma imkân veren elektronik bir ortamda, merkezi olan tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlayarak, organizasyon içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkân vermek ve verimli bir ofis oluşturmak için Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve ona entegre olacak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)’ nın kullanılması büyük önem taşımaktadır.

 

İlçemiz Belediyesi ile kamu kurum ve kuruluşları arasında yapılan yazışmalarda zaman zaman yazılan yazı ve belge paylaşımlarının gönderildiği şekilde korunmadığı, alıcının kim olduğu bilinmediği konularında kesin delil niteliği taşımadığı için zaman zaman sıkıntılar yaşanmış, farklı kurumlar tarafından Belediyemize yazılan yazılara, Belediyemiz tarafından verilen cevaplar ile ilgili karşı kurum almadıklarını zaman zaman beyan etmişler, yazışmalar konusunda bazı aksaklıkların olduğu görülmüştür. Ayrıca; yazışmalarda zaman, kâğıt kaybı olmamakta, kâğıt kaybı olmadığı için doğa da korunmaktadır. Ortaya çıkan bu problemlerin giderilmesi için Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminin kullanılması zorunlu hale gelmiştir.

 

Teknolojiye ve çevreye uyum açısından önemli bir gereklilik, mevzuatın organizasyonlara yüklediği, organizasyon içi ve organizasyonlar arası tüm yazışmaların belirli güvenlik standartları dâhilinde elektronik kanallara taşınması sorumluluğunun yerine getirilmesi açısından bir zorunluluk, sürat, güvenlik, maliyet, verimlilik ve bilgi yönetimlerine katkı bakımından önemli bir ihtiyaç olan EBYS ve KEP’nın kullanarak gerek Belediyemiz içindeki birimler arası yazışmaları, gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, gerçek ve tüzel kişiler vs. ile olan yazışmaların elektronik ortamında yapılmasını sağlayarak etkili, verimli ve güvenli iletişim kurulmuş olacaktır.

 

EBYS ve KEP entegrasyonu sağlanarak;

  • Yazışmalar standart hale getirilecek,

  • Yazışmalarda sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltılacak,

  • Günlük işlerin yapılması ile beraber yapılan yazışmalar ile ilgili kurumumuzda tutulan hafıza korunacak, kurumsal faaliyetlere delil oluşturan belgelerin güvenilirliği sağlanacak,

  • Harcanan emek, zaman ve kırtasiye masraflarından tasarruf edilecek,

  • Yazışmaların sağlıklı, güvenli ve uzun süreli arşivlenmesini sağlanacak,

  • Güvenli yazışma ve yazılanların kayıt ve kontrol altına alınması sağlanacak,

  • E-postaların ilgili kişiye gönderilip gönderilmediği, gönderilmiş ise ulaşıp ulaşmadığı, alıcı tarafından e-postaya erişilip erişilmediği belirlenecek,

  • E-postanın iletilme zamanı tespit edilecek, alıcı teyit edilecek,

  • İçeriğin değişmediği garanti altına alınacak,

  • Hukuken geçerli delil seti oluşturulacak şekilde muhafaza edilecek, giden yazılarda varsa ekleri ile beraber gönderildiği ve içeriğinin değişmediği delil üreterek ispat edilecek böylelikle etkili ve verimli iletişim sağlanacak, açıklıklar ortadan kaldırılacaktır.

  • Kurumsal yazışmaların kontrol altına alınacak, önemli ve yasal bildirim haline getirilmek istenen tüm belge ve içerikleri hızlı ve güvenli bir şekilde gönderilebilecektir.

 

İşte bütün bunları ve daha fazlasını yapabilmek için Belediyemiz Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü tarafından hazırladığımız “ETKİLİ, VERİMLİ VE GÜVENLİ İLETİŞİM” adlı projemiz Kalkınma Bakanlığı Fırat Kalkınma Ajansı tarafından kabul edilmiş ve EBYS’nin kurulumu ile KEP entegrasyonu sağlanarak kullanıma geçilmiştir. Bu anlamda ilk belgeyi imzalamanın gururunu yaşıyor ve bize bu imkanı sağlayan Kalkınma Bakanı Sayın Lütfi ELVAN Beyefendi ve ekibine, ayrıca Fırat Kalkınma Ajansının değerli Yönetim Kurulu Başkanı, üyeleri ve tüm çalışanlarına sonsuz teşekkür eder, saygılar sunarım.”

 

 

                                                                                                                  Vahap KÜÇÜK

                                                                                                     Doğanşehir Belediye Başkanı